Business Process Automation (BPA): evolutie van SAP Workflow

Workflow

Al jaren is workflow een centraal onderdeel van de SAP backend (zowel SAP ECC als S/4 Hana) ter ondersteuning van het uitvoeren van bedrijfsprocessen. Met behulp van SAP workflow kunnen bedrijfsprocessen door een workflowexpert virtueel weergegeven en uitgevoerd worden. Zo kan workflow gebruikt worden om een goedkeuringsproces voor documenten te ondersteunen door te zorgen dat het document op de juiste tijd bij de juiste persoon terecht komt. Ook kan de workflow snel en geautomatiseerd documenten bewerken en verwerken. Workflow faciliteert dus automatische en menselijke interventiestappen, die afhankelijk van de business rules van een organisatie precies volgens de wensen van de organisatie opgebouwd kunnen worden.

Low code/No code trend

Een aantal jaar geleden heeft SAP Flexible Workflow uitgebracht. Flexible workflow is een semi low code product (maakt vooral gebruik van standaard SAP en door de workflow expert aangeleverde code) waarmee een processpecialist een (eenvoudige) workflow in elkaar kan zetten, met name voor goedkeuringsprocessen. Er is hiervoor geen/weinig kennis van programmeren nodig. Er is daarmee minder afhankelijkheid van de workflowexpert.

De trend die SAP ingezet heeft is een trend richting low code en no code tooling. Ook workflow heeft een no code variant gekregen: SAP Build Process Automation (BPA), onderdeel van het nieuwe SAP Build platform. Deze tooling is gericht op wat SAP de ‘citizendeveloper’ noemt. Dit zijn developers met weinig tot geen IT-kennis, maar die wel bijvoorbeeld veel kennis van bedrijfsprocessen hebben. In deze blog gaan we kijken wat BPA eigenlijk is en hoe het zich verhoudt tot de ‘oude’ workflow en tot flexible workflow.

Voorbeeld van SAP Build Process Automation

Wat is SAP Build Process Automation

SAP definieert Process Automation als volgt:

‘A business process is a defined sequence of connected workflows, activities and tasks designed to achieve a particular result. Process automation describes the digitalization of some or all of these components with the aim to improve the efficiency, agility and compliance of the business process.’

SAP Build Process Automation heeft dus als doel om meer dan alleen workflow te zijn. Dit valt ook te merken in het gebruik van BPA. Een belangrijk onderdeel van BPA is het creëren van forms, die tot doel hebben de in de definitie hierboven genoemde ‘taken’ en ‘activiteiten’ te ondersteunen. SAP heeft BPA verder uitgebreid met bots, die de gemaakte formulieren kunnen ‘lezen’ en de juiste attributen uit de formulieren kunnen filteren of doormappen aan andere formulieren of taken in de processflow. Deze bots komen in de vorm van attended en unattended bots. Attended bots zijn betrokken bij taken die actief geïnitieerd dienen te worden door de gerbuiker, unattended bots dragen zorg voor taken die volledig uitgevoerd kunnen worden zonder tussenkomst van een gebruiker.

Voorbeeld van het gebruik van een bot in BPA

Zoals al eerder genoemd is SAP BPA een no code tool. Een proces expert kan een (eenvoudige) flow in elkaar klikken en met drag en drop features en forms aanmaken. Het mappen van variabelen gebeurd via een eenvoudige configuratie. Het grote voordeel hiervan is dat er minder workflow experts nodig zijn en dat de werknemers met minder verstand van coderen zelf programma’s kunnen ontwikkelen. Het nadeel is dat waar er maatwerk nodig is, er wat minder mogelijk is. Er kan wel middels maatwerk ingegrepen worden in de flow, maar dit lijkt voor nu nog behoorlijk beperkt te zijn.

Voorbeeld van het aanleggen van een form in BPA

BPA vs Workflow

            Het mag duidelijk zijn dat er een behoorlijk verschil zit tussen BPA en reguliere workflow. Zo maakt BPA gebruik van bots en forms en BPA een no code tool. Reguliere workflow aan de andere kant leunt veel op expertise van workflow experts en beperkt zich echt tot de workflow zelf. Verder draait de reguliere workflow echt IN het sap systeem en draait BPA in de cloud en staat daarmee dus los van het sap systeem, wat betekent dat BPA zal moeten interfacen met ECC/S4 als er bijvoorbeeld data nodig is.  Er is ook een duidelijk verschil met flexible workflow. Flexible workflow kan nog redelijk wat maatwerk bevatten en beperkt zich tot de workflow zelf, waar BPA no code is en zoals genoemd ook gebruik maakt van bots en forms.

Conclusie

SAP Build Process Automation is een volgende evolutie van workflow. BPA past geheel in de trend richting low code/no code die SAP heeft ingezet. BPA kan middels forms en bots meer dan de huidige workflowoplossingen van SAP, maar is tegelijkertijd beperkter in het toevoegen van maatwerk, wat de tool minder flexibel maakt. Als SAP het toevoegen van maatwerkcode kan vereenvoudigen dan is BPA een mooie volgende stap van SAP.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

En blijf op de hoogte van de nieuwste evenementen