Wanneer je inkoop en finance processen combineert en integreert op één systeem, brengt dit vele voordelen met zich mee zoals vastlegging van data in een systeem, eenvoudiger rapporteren, overkoepelende procesoptimalisatie etc. In een blog van iQibt: Inkoop en Finance, de Kracht van Integratie legt Sarah Reitema helder uit wat de functionele wins zijn wanneer je inkoop- en finance processen integreert op één systeem.

Ook vanuit de techniek gezien brengt het combineren van finance- en inkoopprocessen op één systeem een hoop voordelen met zich mee. Als daarbij ook nog eens gebruik wordt gemaakt van een innovatievere en gebruiksvriendelijkere User Interface zoals SAP Fiori, dan zal dit o.a. leiden tot:

• Efficiëntere processen;
• Verbeterde data-integriteit;
• Intuïtievere werkwijze;
• Snellere ontwikkeltijd;
• Meer mogelijkheden voor innovatie.

In deze blog zoom ik (Julian Kuipers) in op de technische voordelen van de geïntegreerde combinatie van finance en inkoop.

Intuïtieve User Interface

SAP investeerde afgelopen jaren fors in haar software om de user experience steeds verder te verbeteren; met tijdswinst, accuratere data invoer en proces efficiency als gevolg.

Een voorbeeld: voorheen benaderden specialisten in finance en inkoop S/4HANA vaak via de SAP GUI of de SAP WebGUI. Deze manier van werken gaat over het algemeen gepaard met een steile leercurve. Het kost relatief veel energie om behendig te worden met de traditionele Graphical User Interface (GUI). Al snel ontstaat een kenniskloof tussen de specialisten in deze gebieden en de andere medewerkers. Voor de GUI-specialisten die dagelijks met het systeem werken, vormt deze werkwijze geen probleem. Voor andere medewerkers die aanvragen tot bestellen moeten indienen of goederontvangsten moeten vastleggen in deze GUI’s wordt het een ander verhaal. Deze groep medewerkers voeren relatief weinig acties uit via de GUI’s, waardoor ze vaak tegen problemen aanlopen. De kans dat deze groep medewerkers buiten het systeem gaan werken, is groot. Hierdoor verlies je onder andere de controle op en logging van werkzaamheden en gebruikte data. Daarnaast verlopen de werkzaamheden minder efficiënt omdat er geen hulp van het systeem is.

Om het werken met SAP Applicaties makkelijker te maken, ontwikkelde SAP een nieuwe User Interface, genaamd Fiori. Fiori werkt met apps die intuïtief en eenvoudig zijn in gebruik. Dit heeft als grote voordeel dat de acceptatiegraad van deze apps erg hoog is en ook de invoer van data consistent is. Fiori maakt gebruik van een HTML5 framework, waardoor deze door elke browser kan worden geïnterpreteerd en geen additionele software is benodigd, in tegenstelling tot de SAP GUI of SAP NWBC.

SAP Fiori geeft de gebruiker toegang tot één of meerdere apps. Om een app te starten, klikt de gebruiker op de tegel met de naam en omschrijving van de app. Bijna alle medewerkers zullen dit zonder uitleg kunnen gebruiken omdat dit veel weg heeft van de interactie met een willekeurige smartphone of tablet. Fiori maakt gebruik van rol gebaseerde views waardoor de medewerkers alleen de apps zien waar zij toegang tot hebben en de volledige app gebruiken, niet slechts een gedeelte daarvan zoals bij de traditionele transacties vaak wel het geval was. Hierdoor is het gebruik simpeler en is er geen ruis van onnodige data of functionaliteiten.

Alle data op één plek

Technisch gezien is het ideaal dat alle data die wordt gebruikt (zowel gelezen als geschreven) tijdens een proces op één plek beschikbaar zijn. Door zowel de financiële- als inkoopprocessen in één systeem af te handelen, beschik je over één centrale plek met alle benodigde data (one single source of truth). Met één call naar één back-end haalt de Fiori-app zowel de financiële- als inkoopdata op die hoort bij een boeking op een budgetplaats of een bestelling. Dat noemen we efficiënt.

Hetzelfde geldt voor het tonen van Key Performance Indicators (KPI’s) op een dashboard. Doordat we de mogelijkheid hebben om standaard Fiori-apps van SAP te gebruiken, kunnen we ook de standaard Analytische apps gebruiken die dashboard tonen met de relevante KPI’s rondom inkoop en finance; er is geen noodzaak om de relevante KPI’s zelf te creëren.

Doordat je een single source of truth hebt, beschik je over accurate real-time data, wat analyseren ook eenvoudiger maakt. Data vanuit alle processen, kunnen direct worden gebruikt in een analytische query vanuit dezelfde bron.

Eenvoudig beheer

Het gebruik van SAP Fiori brengt nóg een voordeel met zich mee. Door het gebruik van SAP Fiori blijf je binnen de kaders van SAP en bied je de gebruikers een state of the art user interface. Om gebruik te kunnen maken van SAP Fiori zijn geen dure investeringen benodigd. Sterker nog SAP Fiori is voor veel acties in het S/4 HANA systeem, de primaire gebruikersinterface geworden. SAP Fiori applicaties kunnen kosteloos worden aangezet ofwel ‘geactiveerd’. Activatie is een kwestie van een paar stappen en soms nog wat configuratie. Vaak kan activatie ook met meerdere apps tegelijk.

Daarnaast verlaagt het gebruik van standaard SAP Fiori-apps de beheer-last. Deze apps worden onderhouden door SAP. Alleen updates en patches zijn benodigd. Hierdoor heb je veilige en betrouwbare apps.

Out-of-the-box innovatie

SAP heeft standaard applicaties ontwikkeld die gebruikmaken van machine learning. Denk aan bijvoorbeeld een applicatie die binnen het zakenpartnerbestand regels voor het behouden van datakwaliteit opstelt. Deze regels worden vervolgens automatisch geëvalueerd bij het aanmaken en wijzigen van zakenpartners (bijvoorbeeld crediteuren, debiteuren, leveranciers of klanten). Hierdoor wordt de datakwaliteit efficiënt gewaarborgd. Doordat je gebruikmaakt van de best practices en Fiori kun je deze innovatieve apps gebruiken zonder dat dit veel energie (lees tijd en geld) kost. Hetzelfde geldt voor de embedded analytics apps van SAP. Hiermee maak je gebruik van real-time data binnen een proces, zoals bijvoorbeeld de beschikbaarheid van een budget voor het maken van een bestelling. SAP Fiori biedt standaard apps aan en daarmee de mogelijkheid om innovatieve oplossingen met relatief weinig moeite in korte tijd te implementeren.

Kortom, zowel functioneel als technisch gezien brengt de combinatie van finance en inkoopprocessen op één ERP systeem veel voordelen met zich mee. Als daarbij ook nog eens de Fiori UX wordt gebruikt, staat er een snel, solide en gebruiksvriendelijk ERP systeem.