Afgelopen jaar hebben wij als INNOV8iON samen met ons zusterbedrijf iQibt een nieuw bedrijfsvoeringssysteem geïmplementeerd voor de Shared-Service organisatie van de Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN). In dit artikel delen wij kort onze ervaringen bij deze bijzondere klant.
Nieuw bedrijfsvoeringssysteem op basis van SAP Cloud technologie
Zoals hierboven beschreven had RCN behoefte aan een nieuw systeem voor het beheren van hun financiële- en inkoopprocessen. Aangezien dit natuurlijk een flinke investering is, was het erg belangrijk dat het nieuwe systeem voldeed aan al hun wensen voor de toekomst. Na een uitgebreid oriëntatietraject was de keuze gevallen op SAP S/4HANA Cloud in combinatie met SAP Ariba en voor de user interface SAP Fiori. Een leuk feitje: RCN is hiermee de eerste Nederlandse overheidsinstantie die overstapt op een Cloud-oplossing van SAP.
Met ons projectteam zijn wij iets minder dan een jaar bezig geweest met het neerzetten van het nieuwe systeem. Maar hoe verliep het gehele implementatie traject? In de beginfase van het project hebben wij samen met RCN de verschillende bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Vervolgens hebben we met elkaar besproken wat de mogelijkheden zijn in SAP en hoe we het systeem zo goed mogelijk konden afstemmen op hun wensen.
Zoveel mogelijk standaard
Een belangrijk onderdeel van deze fase was het uitzoeken van de beschikbare Fiori applicaties. Dankzij het gigantische aanbod van standaard Fiori applicaties konden wij de hoeveelheid maatwerk zoveel mogelijk beperken. Ontbrak er toch bepaalde functionaliteit in een standaard Fiori applicatie? Dan onderzochten wij de mogelijkheden voor een extensie van de app of vielen wij terug op de klassieke SAP-transacties (dankzij de WebGUI is het namelijk heel eenvoudig om nieuwe Fiori tegels aan te maken voor deze klassieke transacties). Een voorbeeld van een extensie die wij geïmplementeerd hebben is de mogelijkheid om een SHA256-hash te berekenen van een betaalbestand in de bijbehorende Fiori applicatie.
Na de realisatiefase konden wij in november 2021 eindelijk voor het eerst met een groot deel van het projectteam afreizen naar Bonaire. Erg fijn om het team eindelijk eens in levende lijve te zien. Het werkt toch anders wanneer je fysiek bij elkaar bent, dan dat wanneer er een scherm tussen zit. Tijdens ons verblijf hebben wij trainingen gegeven aan de medewerkers van RCN (o.a. over het gebruik van SAP Fiori). Ook ondersteunden wij RCN bij het testen van al hun bedrijfsprocessen in het nieuwe systeem en zijn wij druk geweest met de datamigratie. Voor de datamigratie hebben wij voor een groot deel gebruikgemaakt van de nieuwe SAP S/4HANA Migration Cockpit.
Succesvol live binnen een jaar
In januari 2022 mochten wij nog een keer terugkomen naar het tropische eiland om extra ondersteuning te bieden tijdens de ingebruikname van het systeem. Gelukkig verliep de Go-Live zonder problemen.
Succesvol migreerde RCN al hun processen naar in één systeem. Dankzij Fiori werken ze niet alleen intuïtief en volgens een en dezelfde werkwijze, ook sluiten de inkoop en financiële processen naadloos op elkaar aan. Daarnaast is RCN, doordat het systeem is aangeboden als SaaS Cloud-oplossing, geen tijd kwijt aan het onderhouden van het systeem. De updates worden vanuit SAP automatisch aangeboden. Met andere woorden, de klant is blij. En dan zijn wij natuurlijk ook blij.
Meer weten?
Meer weten over de mogelijkheden van Fiori, SaaS Cloud, integratie of specifiek de lessons learned rondom dit project? Voor vragen mag je altijd contact met ons opnemen. Wij delen onze kennis graag!
