Processen automatiseren is niet nieuw. Toen in de 18e eeuw machines de repetitieve manuele taken van arbeiders overnamen, was de industriële revolutie een feit. Enorm veel taken in de fabriek werden geautomatiseerd waardoor veel minder arbeiders nodig waren. Met RPA is het mogelijk om digitale repetitieve taken te automatiseren. Gaat deze ontwikkeling ook nu weer voor een revolutie zorgen?

SAP denkt dat de komende drie jaar de helft van alle bedrijfsprocessen ondersteund door erp-software van SAP, geautomatiseerd gaan worden via RPA.

SAP & RPA

Met de overname van het Franse bedrijf Contextor in 2018 speelt SAP in op de RPA trend. Het product maakt onderdeel uit van het Intelligent Enterprise framework. Samen met ondersteuning van SAP Conversational AI en Machine Learning functionaliteiten presenteert SAP dit als de heilige graal van digitale automatisering. Op deze manier worden klanten en gebruikers bij het gebruik van RPA ondersteund door een chatbot. Door middel van machine learning worden uitzonderingen op het proces automatisch verwerkt.

RPA in de praktijk

Wat is nou precies de RPA oplossing die SAP biedt? Eerst moet het onderscheid gemaakt worden tussen twee vormen van RPA, namelijk attended en unattended RPA. 

De attended variant kan omschreven worden als de digital assistent. SAP noemt deze vorm ook wel “Robotic Desktop Automation”. Hiermee worden gebruikers op hun desktop ondersteund door bots die bepaalde vooraf gedefinieerde taken kunnen uitvoeren. Gedurende het uitvoeren van de taken behoud de gebruiker altijd de controle. Denk aan een scenario waarbij een gebruiker data in een bepaalde 3rd party applicatie bekijkt, waarna hij het automatische proces aftrapt. De applicatie wordt uitgelezen en de data na een controle in een SAP transactie ingevoerd en opgeslagen.

De unattended variant kun je zien als de digital worker. De taken worden dan volledig autonoom uitgevoerd door een op een server draaiende bot. Hiervoor is dus geen gebruiker of een desktop nodig. Gebruikers zijn dan alleen nog nodig om het proces te monitoren en om eventuele uitzonderingen op te vangen.

Desktop Studio

Om de geautomatiseerde attended en unattended processen vorm te kunnen geven, kun je de Desktop Studio gebruiken. Dit is een desktop applicatie waarin het mogelijk is, de acties van een proces vast te leggen en hiervoor een workflow te maken. Daarnaast kun je via scripting additionele logica toevoegen en geef je de processen een bepaalde slimheid mee. Via de Desktop Studio kan het hele proces gedebugd worden en uiteindelijk vastgelegd worden in een package. Deze package is de input voor de Cloud Factory.

Cloud Factory

De Cloud Factory is een service op SAP Cloud Platform. Hier kun je – de in de Desktop Studio gemaakte package – uploaden. Vanuit de Cloud Factory worden alle gemaakte RPA processen georganiseerd. Vanuit verschillende dashboards behoud je controle over alle processen. De monitoring kan ook vanuit deze dashboards worden gedaan. Zaken als het inplannen van unattended processen kun je hier tevens in regelen.

Door verschillende “Environments” vorm te geven in de Cloud Factory kunnen de automatische processen correct functioneren. Hierin worden systeem specifieke gegevens en user credentials voor de verschillende applicaties binnen het geautomatiseerde proces opgeslagen. Op deze manier is het dus ook mogelijk om een OTAP straat vorm te geven.  In de Cloud Factory worden ook de Desktop Agents geregistreerd die gebruik maken van deze Environments.

Desktop Agent

Door middel van de Desktop Agent kunnen de attended processen uitgevoerd worden op de computer van de gebruiker. De Desktop Agent voert alle acties zoals klikken, navigeren en data manipuleren uit. Ook kan er additionele content worden aangeboden via geïnjecteerde user interface elementen. Hiermee kun je bijvoorbeeld automatische processen triggeren maar ook additionele informatie tonen op plaatsen en momenten waar dat vorm is gegeven in het proces. De desktop Agent moet geïnstalleerd worden op de desktop van de gebruiker.

Conclusie

Met RPA hoopt SAP niet alleen kosten te besparen doordat je digitale processen automatiseert. Ook verhoogt SAP de data kwaliteit door invoerfouten te verlagen. Daarnaast wordt de gebruikerservaring verbeterd omdat je minder repetitieve taken uitvoert en je daardoor beter kan concentreren op taken die meer waarde toevoegen.

Doordat SAP een complete set aan tools levert waarin je automatische processen creëert en gemakkelijk integreert met SAP processen in de SAPGUI, Fiori apps en andere SAP Cloud Platform services, heeft SAP de kans om een groot deel van de RPA markt te veroveren. Helemaal als SAP de belofte van de “End-to-End Automation” waarmaakt door gebruik te maken van de combinatie met SAP Conversational AI en Machine Learning.