SAP RPA een verademing of frustratie?

INNOV8iON-RPA-SAP

Iedereen kent het wel; Klusjes die moeten gebeuren, maar je eigenlijk nooit zin in hebt: Grasmaaien, onkruid wieden, afwassen of zoals mijn geval stofzuigen. Gelukkig bestaan er tegenwoordig veel apparaten die ons kunnen helpen. Denk aan Vaatwassers, robotmaaiers en bijvoorbeeld robotstofzuigers. Stuk voor stuk kleine machientjes die ons ondersteunen en deze vervelende klusjes wat makkelijker maken.

Net als in het dagelijks leven, ervaren wij dit soort ‘vervelende klusjes’ ook tijdens ons werk. Taken die vaak tijdrovend, saai en repetitief zijn. Met de komst van Robotics (en in het geval van SAP; SAP Robotic Process Automation (RPA)) is het mogelijk om robots te ontwikkelen die deze taken (deels) overnemen. En dat maakt ons werk een stuk aangenamer. Op deze wijze zet je jouw kostbare tijd efficiënter in en kun je je focussen op taken die werkelijk waarde toevoegen aan de organisatie. In het kort: RPA haalt de robot uit de mens.

RPA is here to Stay

Is RPA het investeren waard? Wat is de toegevoegde waarde van RPA? Of zal het volgend jaar alweer een stille dood zijn gestorven? De verwachting is dat RPA een steeds grotere vlucht gaat nemen. SAP is haar processen aan het verreiken met verschillende vormen van kunstmatige intelligentie, waaronder tal van RPA-bots. Hierdoor verwacht ik dat RPA geen hype zal zijn. Mocht je willen weten welke bots er nu al beschikbaar zijn, dan nodig ik je graag uit om te kijken in de RPA store. Hier staan al 10-tallen bots beschikbaar, die je vandaag al kan gebruiken. Deze bots zullen in komende periode alleen maar in aantal toenemen.

RPA is ‘maar’ een recording tool

Binnen SAP kennen we reeds de LSMW en Batch Input Recordings, waarmee je snel en veel data geautomatiseerd kan verwerken in het SAP systeem.

INNOV8iON-RPA-Recording-tool

Het nadeel is echter dat het verwerken van die data wel beperkt is tot het SAP systeem waarin de LSMW of Batch Input Recordings zijn gerealiseerd. RPA trekt dit over verschillende applicaties en systemen heen.

Voorbeeld: Voordat je gegevens in SAP wilt opslaan, wil je controleren of deze juist zijn. Een robot kan snel en correct NAW-gegevens uit Excel vergelijken met gegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie (GBA) of de Kamer van Koophandel (KVK). Zijn deze correct, dan worden ze automatisch opgeslagen in SAP. De eventuele verschillen in data kan het systeem aanbieden, zodat een medewerker van de crediteurenadministratie deze kan beoordelen. Met RPA heb je dus een veel completere en slimmere tool in handen, waarmee je niet alleen processen automatiseert, ook borg je met RPA de kwaliteit van je data.

Toegevoegde waarde van RPA

  • Minder fouten door consistente dataverwerking; data wordt uniform opgeslagen en de opgeslagen data is van hoge kwaliteit (voorbeeld geen typefouten).
  • Minder kosten en betere datakwaliteit; RPA zorgt (zoals hierboven beschreven) voor minder fouten tijdens de datainvoer binnen processen. Dit betekent minder rework en betere datakwaliteit.
  • Tijdbesparing door korte doorlooptijd van gehele processen; een robot kan nu eenmaal sneller data controleren, invoeren en verwerken dan een persoon dat kan.
  • Eenvoudiger kunnen voldoen aan compliance; robots zijn beter in staat de regelgeving na te leven en audit trails te borgen, waardoor processen consistent en uniform worden afgewikkeld.

Succes van RPA

Met RPA kan men groot succes behalen. Een ‘gezonde’ afweging of processen zich lenen om te automatiseren met RPA blijft echter altijd noodzakelijk. Zoals in zo veel toepassingen zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Als grasmaaien je tegenstaat, kan je robot maaier aanschaffen, maar misschien is kunstgras wel een beter alternatief.

Zo is het ook met RPA, bezint eer gij begint, gaat hier echt op. Sommige user stories zullen zich wellicht beter lenen voor het toevoegen van andere technieken in plaats van RPA. Als je bijvoorbeeld de kwaliteit van het crediteurenbestand wilt verbeteren, kan je RPA toepassen, maar wellicht is het realiseren van een interface met de GBA- of KVK-database een beter alternatief.
Een eenvoudige interface is vaak makkelijker te onderhouden en kan goedkoper zijn, doordat veel SAP gebruikende organisaties reeds de randvoorwaarden die hieraan worden gesteld hebben ingericht.

Een ander aandachtspunt is het feit dat robots heel sterk zijn in het afwikkelen van gestandaardiseerde processen. Processen met veel uitzonderingssituaties lenen zich (tot nu toe nog) in mindere maten voor RPA.

Om terug te komen op het eerdere voorbeeld stofzuigen, een robot stofzuiger kan een heel mooi middel zijn om onze klusjes in het huishouden te vergemakkelijken. In veel situaties zal de robot stofzuiger prima zijn werk doen, zeker in grote open ruimtes. Een robot stofzuiger is echter niet voorbereid op uitzonderingssituaties die zich kunnen voordoen. Zoals je kunt zien op het plaatje hiernaast.

INNOV8iON-SAP-RPA-toegevoegde-waarde

Where shit is about to happen
Een robot stofzuiger is niet voorbereid op uitzonderingssituaties die zich kunnen voordoen.

Een robot zal altijd zijn standaard ‘procesje’ van A-Z blijven aflopen, ook als dit betekent dat de rommel alleen maar groter wordt: Garbage in is garbage out. Bij het ontwikkelen van een robot moet je goed weten, bij welke uitzonderingen je wilt ingrijpen. Anders kunnen er echt situaties ontstaan “Where shit is about to happen”. Zoals in het geval hierboven wel heel letterlijk. Te veel uitzonderingen betekent in veel gevallen een niet onderhoudbare bot.

Conclusie

RPA kan veel toegevoegde waarde bieden voor organisaties die vereenvoudigde/uniforme processen willen automatiseren (verademing). Je kunt resources efficiënter gaan inplannen. Complexe processen, met veel uitzonderingen en menselijk beoordelen zijn echter niet geschikt voor RPA. Hier zal RPA meer een last zijn dan een zegen (frustratie). Dit wil niet zeggen dat de bots op termijn steeds slimmer zullen worden door het toevoegen van kunstmatige intelligentie (AI), maar voor nu zou ik adviseren dat hoe eenvoudiger het proces, hoe groter het succes van de bot.